Digital postkasse, e-Boks og Mit.dk: Hvad gælder for ejendomsadministratorer?

Digital post er ikke længere et spørgsmål om "om" - det er et spørgsmål om "hvordan". For ejendomsadministratorer betyder det en række konkrete krav til, hvordan du kommunikerer med både lejere og myndigheder.

Men hvad skal egentlig sendes via e-Boks? Hvornår er app, portal eller e-mail tilstrækkeligt? Og hvordan undgår du at drukne i manuel dokumenthåndtering?

Hvad siger loven om digital post?

Virksomheder skal have en digital postkasse til post fra offentlige myndigheder, jf. lov om Digital Post fra offentlige afsendere. For ejendomsadministratorer betyder det, at myndighedspost fra kommuner, boligstyrelser og skat automatisk lander i jeres digitale postkasse - og I skal kunne kvittere og svare digitalt.

Samtidig har lejere ret til at modtage visse dokumenter digitalt via deres egen digitale postkasse - e-Boks eller Mit.dk.

Hvad må sendes digitalt, og hvad skal på papir?

Påkrav om betaling efter lejelovens § 182, stk. 2, og udlejerens opsigelse efter § 176 må ikke sendes digitalt. De skal sendes på papir, for eksempel med anbefalet brev eller ved bud, så I kan dokumentere, at de er kommet frem. Andre meddelelser kan som udgangspunkt sendes digitalt, medmindre lejeren har bedt om papir eller er fritaget for Digital Post (§ 13, stk. 1).

• Lejekontrakter og tillæg - både ved indflytning og ved ændringer i lejeforholdet
• Årsopgørelser og reguleringer - årlige lejereguleringer og forbrugsafregninger
• Varsler og meddelelser - eksempelvis varsel om genhusning, istandsættelse eller forbedringsarbejder
• Depositumopgørelser - ved fraflytning og eventuel tilbagebetaling

Mit.dk som borgerens indgang

Mit.dk er den borgerrettede pendant til e-Boks og samler al officiel digital post fra det offentlige. Når en lejer har Mit.dk som foretrukken postkasse, skal kommunikation fra det offentlige - herunder boligrelaterede myndighedsbreve - sendes hertil.

For privat udlejning og erhvervslejemål er billedet mere nuanceret. Her afhænger kravene af, hvad der fremgår af lejekontrakten, og om lejeren har accepteret digital kommunikation.

Udfordringen: Lejere vil have en enkel digital kanal

De fleste ejendomsadministratorer kender problemet: Lejere foretrækker en enkel app, portal eller almindelig mail. Det er hurtigt og virker for begge parter. Men når en huslejerestance skal dokumenteres, og sagen ender i boligretten, er en løs beskedtråd ikke tilstrækkelig dokumentation.

Samtidig kan du som administrator ikke bare sende alt via e-Boks - det skaber frustration hos lejere, der oplever systemet som tungt og gammeldags.

Multi-kanal er vejen frem

Løsningen er ikke at vælge én kanal - det er at bruge flere kanaler intelligent. Multi-kanal kommunikation handler om at møde lejeren, hvor de er, samtidig med at du overholder lovkravene.

Princippet er enkelt:

• Meddelelser, der må sendes digitalt, kan gå via e-Boks eller digital post. Påkrav og opsigelser, som loven kræver på papir, sendes ikke digitalt
• Praktisk hverdagskommunikation kan foregå via app, portal eller mail
• Systemet sikrer, at alt bliver logget og gemt - uanset kanal

Automatiser rykkerprocessen

Tag huslejerykkere som eksempel. I stedet for at sende tre papirrykkere (med porto) eller udelukkende bruge e-Boks (hvor lejeren måske ikke tjekker), kan du automatisere processen:

1. Lejeren får en venlig påmindelse i appen eller på mail
2. Næste skridt samler saldo, frist og dokumentation i samme sag
3. Et påkrav efter § 182 sendes på papir, og afsendelsen dokumenteres på sagen.

Resultatet er hurtigere betaling, bedre lejerrelationer - og fuld compliance når det gælder.

Sådan gør vi det i Matrikel

I Matrikel har vi bygget vores platform med multi-kanal som fundament. Når du sender en besked eller en rykker fra Matrikel, vælger systemet kanal ud fra indhold og lejerens præferencer. Påkrav og opsigelser, som loven kræver på papir, sendes ikke digitalt.

Lejere oplever en moderne og imødekommende kommunikation. Du oplever færre restancer og fuld dokumentation uden manuelt arbejde.

Læs mere: Lejeloven 2026: Compliance-guide for ejendomsadministratorer

Vil du vide mere om automatisering? Se vores guide til digital ejendomsadministration.