Software til erhvervslejekontrakter: hvad skal den kunne?

Software til erhvervslejekontrakter skal kunne gemme det, der er aftalt i den enkelte kontrakt, og handle på det til tiden. Erhvervsleje bygger på aftalefrihed, så systemet skal kunne arbejde med kontraktens egne reguleringsklausuler, skatter og afgifter, moms, uopsigelighed og frister, og samtidig kende erhvervslejelovens regler for fx markedsleje og påkrav. Et system, der kun kender reglerne for boliger, regner forkert på erhverv.

Siden er en købsguide, ikke juridisk rådgivning. Lovhenvisninger er til erhvervslejeloven, LBK nr. 1446 af 9. november 2022, på retsinformation.dk (tjekket 11. oktober 2026).

Kort fortalt: 12 krav til systemet

Krav	Hvorfor	Grundlag
Kontraktens vilkår som data, ikke kun som PDF	Lejen og reguleringen følger aftalen	Erhvervslejeloven § 4 og § 9
Lejeregulering efter kontraktens klausul	Fx nettoprisindeks, fast procent eller trappeleje	Aftalen, § 9
Markedslejeregulering med 4-årsfrister	Kan tidligst få virkning efter 4 år og fordeles over 4 år	§ 13
Regulering for skatter og afgifter	Skal beregnes fra den dato, kontrakten angiver	§ 5, stk. 4, og §§ 10-12
Specificerede udgiftsarter ud over lejen	Ikke specificerede udgifter kan som udgangspunkt ikke opkræves	§ 5, stk. 2 og 3
Moms pr. lejemål	Frivillig momsregistrering gælder kun erhvervsmæssig udlejning, ikke boliger	Momslovens § 51, Skattestyrelsen
Forbrugsregnskab for varme, vand og køling	Udgifter skal opgøres i et forbrugsregnskab	§ 45
Påkrav med erhvervslejelovens frist	3 dage, ikke 14 dage som for boliger	§ 69, stk. 3
Frister for uopsigelighed og vilkårsændring	Vilkårsændring med opsigelse tidligst efter 8 år	§ 14
Blandede lejemål og ejendomme	Bolig og erhverv i samme ejendom følger forskellige love	§ 1, stk. 2, og lejeloven
Bankafstemning og restanceoverblik pr. lejer	Restancer skal kunne følges pr. lejer og termin, før der sendes påkrav	§ 69
SAF-T-eksport og revisionsspor	Bogføringsloven kræver, at digitale bogføringssystemer understøtter SAF-T	Erhvervsstyrelsen

Hvorfor erhverv er anderledes end bolig

Erhvervslejeloven gælder for leje af lokaler, der udelukkende er udlejet til andet end beboelse (§ 1). Lovens fravigelige regler gælder kun, hvis parterne ikke har aftalt andet (§ 4), og lejen og dens regulering fastsættes efter parternes aftale (§ 9).

Det betyder, at to erhvervslejemål i samme ejendom kan have helt forskellige vilkår. Systemet skal derfor kunne gemme hver kontrakts vilkår som felter, det kan regne og sætte påmindelser på. En PDF i et dokumentarkiv er ikke nok.

De data, kontrakten skal ligge med

Minimum for hvert lejemål:

• lejer, CVR og kontaktpersoner
• lejemålets areal og anvendelse
• lejens størrelse, betalingsterminer og forfaldsdag
• reguleringsklausul: type, indeks eller procent, dato og eventuelt gulv eller loft
• uopsigelighed for lejer og udlejer, opsigelsesvarsel og eventuel tidsbegrænsning
• depositum, forudbetalt leje eller bankgaranti
• udgiftsarter ud over lejen, med anslået størrelse (§ 5, stk. 2)
• udgifter i forbrugsregnskabet ud over brændsel (§ 5, stk. 3)
• skatte- og afgiftsdato for fremtidig regulering (§ 5, stk. 4)
• momsstatus
• vedligeholdelsesfordeling mellem lejer og udlejer

Lejeregulering: kontraktens klausul og markedsleje

Systemet skal kunne køre den regulering, kontrakten siger, på den rigtige dato og med det rigtige grundlag. Bagefter skal det vise, hvad der blev reguleret, og hvorfor.

Hver part kan forlange lejen reguleret til markedslejen, hvis den gældende leje er væsentligt lavere eller væsentligt højere (§ 13, stk. 1). Det gælder kun, når kontrakten ikke har aftalt andet, fordi § 13 kan fraviges (§ 4). De regler, der ikke kan fraviges, er §§ 5 og 6 til skade for lejeren og § 7 i det hele (§ 8). Kravet kan tidligst få virkning 4 år efter lejeperiodens begyndelse og 4 år efter, at en markedslejeregulering sidst er trådt i kraft, og reguleringen fordeles over 4 år med ¼ pr. år (§ 13, stk. 2 og 4). Et godt system holder styr på de datoer for hvert lejemål og viser, hvornår næste mulighed opstår.

Skatter, afgifter og udgifter ud over lejen

Stiger ejendomsskatterne, kan udlejeren kræve stigningen udlignet gennem en lejeforhøjelse med 3 måneders varsel (§ 10, stk. 1 og 4). Det gælder også visse nye eller forøgede afgifter (§ 11). Falder de, skal lejen sættes tilsvarende ned (§ 12).

Kravet skal være skriftligt og indeholde en beregning og oplysning om lejerens adgang til indsigelse (§ 10, stk. 5). Systemet skal derfor kunne fordele stigningen på lejemålene og danne et brev med beregningen.

Udgiftsarter, lejeren skal betale ud over lejen, skal være specificeret i lejeaftalen med anslået størrelse. Ellers kan udlejeren som udgangspunkt ikke opkræve dem (§ 5, stk. 2). Det taler for et system, der knytter hver opkrævningstype til kontraktens ordlyd.

Moms på erhvervsleje

Udlejning af fast ejendom er som udgangspunkt momsfritaget, men udlejeren kan få tilladelse til frivillig momsregistrering ved erhvervsmæssig udlejning. Når der er tale om udlejning til boligformål, kan der ikke gives tilladelse (Skattestyrelsen, Den juridiske vejledning D.A.14.5). I en blandet ejendom skal systemet derfor kunne lægge moms på nogle lejemål og ikke på andre Hvordan depositum, forbrug og andre opkrævninger skal behandles momsmæssigt, bør I afklare med jeres revisor og sætte op i systemet derefter.

Restance og påkrav

For erhverv er fristen kort: udlejeren kan hæve lejeaftalen, hvis lejeren ikke har betalt restancen senest 3 dage efter, at skriftligt påkrav er kommet frem. Påkravet skal afgives efter sidste rettidige betalingsdag og udtrykkeligt sige, at lejeforholdet kan ophæves (§ 69, stk. 3). For boliger er fristen 14 dage efter lejelovens § 182, stk. 2.

Som gebyr for påkravet kan udlejeren kræve 108 kr. plus 2 procent af det skyldige beløb over 1.000 kr. Beløbet på 108 kr. er opgjort i 1999-niveau og reguleres én gang årligt efter nettoprisindekset (§ 69, stk. 3). Systemet skal derfor bruge det regulerede beløb for det aktuelle år, ikke 108 kr. Det kan ikke med retsvirkning aftales, at udlejeren kan hæve lejeaftalen af andre grunde end dem i § 69 (§ 72). Systemet skal kende forskellen på bolig og erhverv, så påkrav, frister og gebyrer bliver rigtige.

Frister, opsigelse og vilkårsændring

Erhvervslejemål løber ofte i mange år og har uopsigelighed. Systemet skal minde om:

• udløb af uopsigelighed og tidsbegrænsning
• opsigelsesvarsler
• tidligste dato for vilkårsændring med opsigelse, hvis det er aftalt: tidligst 8 år efter lejeperiodens begyndelse og 8 år efter seneste vilkårsændring (§ 14, stk. 1)
• tidligste dato for markedslejeregulering (§ 13)

Blandede ejendomme

Mange ejendomme har butik i stueetagen og boliger ovenover. Boligerne følger lejeloven, og erhvervslokalerne følger erhvervslejeloven. Indeholder én lejeaftale både bolig og erhverv i hver sin fysiske enhed, gælder erhvervslejelovens §§ 9-13, 31 og 32 for erhvervsdelen (§ 1, stk. 2). Systemet skal kunne skelne pr. lejemål, ikke kun pr. ejendom.

Bogføring og eksport

Bogføringsloven kræver, at digitale bogføringssystemer kan generere, importere og eksportere en SAF-T-standardfil. Registrerede bogføringssystemer skal fra 1. januar 2027 understøtte version 2.1 (Erhvervsstyrelsen, opdateret 8. september 2026). Spørg, om systemet selv bogfører, eller om det sender data til et andet regnskabsprogram.

Tjekliste: spørg leverandøren om det her

1. Kan vi se en af vores egne erhvervskontrakter i systemet i demoen?
2. Hvilke reguleringsklausuler kan systemet køre automatisk, og hvilke kræver manuelt arbejde?
3. Holder systemet styr på 4-årsfristerne for markedsleje og 8-årsfristen for vilkårsændring?
4. Kan det beregne og fordele skatte- og afgiftsstigninger og danne brevet?
5. Kan det håndtere moms på nogle lejemål og ikke på andre i samme ejendom?
6. Bruger det erhvervslejelovens påkravsfrist og gebyr for erhverv og lejelovens for boliger?
7. Kan det lave forbrugsregnskab efter erhvervslejelovens kapitel om forbrug?
8. Hvordan importeres eksisterende kontrakter og vilkår, og hvad koster migrering?
9. Kan vi eksportere bogføring som SAF-T og vores kontraktdata i et åbent format?
10. Hvem godkender breve og krav, før de sendes?

Hvilke systemer skriver, at de håndterer erhverv?

Efter deres egne hjemmesider (tjekket 11. oktober 2026):

• EG Bolig: "Til det private marked håndteres private lejemål, erhvervslejemål og blandede porteføljer" (egbolig.dk).
• Unik Bolig: understøtter administration af erhvervsejendomme og nævner butikslokaler, parkeringspladser og kontorlokaler (unik.dk).
• Boligflow: har en side om erhvervsleje til kontor, butik, lager og blandet og nævner erhvervslejekontrakter (boligflow.dk/funktioner).

Vi har ikke testet, hvor langt de enkelte systemer går på punkterne i tjeklisten. Brug spørgsmålene ovenfor i demoen. Se også vores sider om alternativer til EG Bolig, Unik Bolig og Boligflow.

Hvad med Matrikel?

Matrikel understøtter erhvervslejemål ved siden af boliger, så en blandet portefølje kan drives samlet. Brug tjeklisten ovenfor og spørgsmålene til leverandøren, når I ser Matrikel an, ligesom I ville med ethvert andet system. Se hvad der er med, og hvad det koster, på priser, eller kom i gang.

Læs om forskellen på et traditionelt system og en AI-agent i AI-agent vs. traditionelt ejendomsadministrationssystem, og hvad de forskellige modeller koster i Hvad koster ejendomsadministration?

Kilder (tjekket 11. oktober 2026): Erhvervslejeloven, LBK nr. 1446 af 9. november 2022 §§ 1, 4, 5, 9-14, 45 og 69. Lov om leje, LOV nr. 341 af 22. marts 2022 § 182. Skattestyrelsen, D.A.14.5 Frivillig registrering ML § 51. Erhvervsstyrelsen, Standardkontoplan og SAF-T. EG Bolig, Unik, Boligflow.